HOT！生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構檔案管理規(guī)范4月1日起實施！

2020年1月10日，生態(tài)環(huán)境部正式發(fā)布了HJ 8.2-2020《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》（以下簡稱“該標準”），將于4月1日起實施！小迪在此提醒各級生態(tài)環(huán)境主管部門所屬生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構（部門），需注意本監(jiān)測機構（部門）的檔案管理工作是否滿足該標準的要求。另外，其他（生態(tài)）環(huán)境監(jiān)（檢）測機構（實驗室）可以參照該標準來實施檔案管理工作。

首先，小迪依據(jù)該標準制作了生態(tài)環(huán)境監(jiān)（檢）測機構（實驗室）檔案管理流程圖便于直觀理解：

其次，小迪依據(jù)該標準分析生態(tài)環(huán)境監(jiān)（檢）測機構（實驗室）檔案管理實際工作中需要主要的幾個點：

一、受控外來文件

    1.  HJ 8.2-2020《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》；

    2.  該標準中引用的8個規(guī)范性文件。

    二、確定實驗室內(nèi)部的檔案分類系統(tǒng)（案卷的分類與編號）

    三、確定實驗室內(nèi)部的各級檔案內(nèi)容、格式及保存期限

    四、成立檔案鑒定工作小組、保密部門

    五、修訂實驗室管理體系文件

    1. 核查質(zhì)量手冊、程序文件中涉及檔案管理的內(nèi)容，是否滿足該標準要求；

    2. 程序文件中原有的檔案交接/歸檔記錄格式按照該標準附錄B的格式進行修訂；
    3.依據(jù)該標準制定適合本實驗室的檔案管理作業(yè)指導書，引入本文第二至四條內(nèi)容。     
    六、歸檔電子文件

    1. 電子文件（含電子數(shù)據(jù)）應采用符合國家標準或能夠轉(zhuǎn)換成符合國家標準的文件格式，滿足長期保存的格式要求。

    2. 電子文件的歸檔按照GB/T 18894、 DA/T 38有關規(guī)定執(zhí)行。

    3. 歸檔電子文件應當和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關系。

    4. 具有重要價值的電子文件應當同時轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔。

    5. 電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存?zhèn)浞?span lang="EN-US">2套。

   七、建立卷宗

    1. 根據(jù)本文第二條確定的實驗室內(nèi)部檔案分類系統(tǒng)進行建立檔案卷宗；

    2. 按照該標準附錄C的要求建立案卷目錄、卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。

    八、檔案的保管與鑒定

    1.  定期對室存生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進行鑒定，對保管期限和密級需調(diào)整的案卷，進行調(diào)整。

    2.  銷毀檔案需要特別注意“待銷毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷毀”、“檔案的銷毀由檔案部門組織實施，銷毀工作由本單位檔案部門及保密部門人員（2 人以上）進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字”、“電子檔案和檔案數(shù)字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應當確保電子檔案和檔案數(shù)字復制件從系統(tǒng)中徹底刪除”等。