HOT！生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范4月1日起實(shí)施！

2020年1月10日，生態(tài)環(huán)境部正式發(fā)布了HJ 8.2-2020《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)》（以下簡(jiǎn)稱“該標(biāo)準(zhǔn)”），將于4月1日起實(shí)施！小迪在此提醒各級(jí)生態(tài)環(huán)境主管部門所屬生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門），需注意本監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)（部門）的檔案管理工作是否滿足該標(biāo)準(zhǔn)的要求。另外，其他（生態(tài)）環(huán)境監(jiān)（檢）測(cè)機(jī)構(gòu)（實(shí)驗(yàn)室）可以參照該標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)施檔案管理工作。

首先，小迪依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)制作了生態(tài)環(huán)境監(jiān)（檢）測(cè)機(jī)構(gòu)（實(shí)驗(yàn)室）檔案管理流程圖便于直觀理解：

其次，小迪依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)分析生態(tài)環(huán)境監(jiān)（檢）測(cè)機(jī)構(gòu)（實(shí)驗(yàn)室）檔案管理實(shí)際工作中需要主要的幾個(gè)點(diǎn)：

一、受控外來文件

    1.  HJ 8.2-2020《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)》；

    2.  該標(biāo)準(zhǔn)中引用的8個(gè)規(guī)范性文件。

    二、確定實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的檔案分類系統(tǒng)（案卷的分類與編號(hào)）

    三、確定實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的各級(jí)檔案內(nèi)容、格式及保存期限

    四、成立檔案鑒定工作小組、保密部門

    五、修訂實(shí)驗(yàn)室管理體系文件

    1. 核查質(zhì)量手冊(cè)、程序文件中涉及檔案管理的內(nèi)容，是否滿足該標(biāo)準(zhǔn)要求；

    2. 程序文件中原有的檔案交接/歸檔記錄格式按照該標(biāo)準(zhǔn)附錄B的格式進(jìn)行修訂；
    3.依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)制定適合本實(shí)驗(yàn)室的檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書，引入本文第二至四條內(nèi)容。     
    六、歸檔電子文件

    1. 電子文件（含電子數(shù)據(jù)）應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，滿足長(zhǎng)期保存的格式要求。

    2. 電子文件的歸檔按照GB/T 18894、 DA/T 38有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

    3. 歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)文件保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。

    4. 具有重要價(jià)值的電子文件應(yīng)當(dāng)同時(shí)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔。

    5. 電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲(chǔ)存?zhèn)浞?span lang="EN-US">2套。

   七、建立卷宗

    1. 根據(jù)本文第二條確定的實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部檔案分類系統(tǒng)進(jìn)行建立檔案卷宗；

    2. 按照該標(biāo)準(zhǔn)附錄C的要求建立案卷目錄、卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表。

    八、檔案的保管與鑒定

    1.  定期對(duì)室存生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期限和密級(jí)需調(diào)整的案卷，進(jìn)行調(diào)整。

    2.  銷毀檔案需要特別注意“待銷毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷毀”、“檔案的銷毀由檔案部門組織實(shí)施，銷毀工作由本單位檔案部門及保密部門人員（2 人以上）進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上簽字”、“電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除”等。